El proceso de decisión del cambio de ERP se debe afrontar de una forma global, analizando las necesidades de todas las áreas de la empresa e involucrando a los responsables de cada área. Reúnete con ellos y pídeles su colaboración para que te detallen los procesos importantes que se llevan a cabo en su área y las cuestiones que debe resolver la nueva solución que se implante.
Ten en cuenta que puedes considerar que no necesitas el ERP en un área concreta de tu empresa, pero con el tiempo verte obligado a implantarlo, por lo que debes asegurarte que el ERP cubrirá las necesidades que puedan surgir a medio plazo.
Antes de emprender ningún cambio asegúrate que el equipo está convencido y motivado para abordar el cambio. Implicarlos desde un inicio evitará la resistencia al cambio cuando se comiencen los trabajos de implantación.
Selecciona a uno de tus empleados para ejercer como Director del Proyecto. Debe ser una persona que tenga una visión global de la empresa, con autoridad para tomar decisiones sobre los temas que se vayan planteando a lo largo del desarrollo del proyecto.
Entre todos se debería desarrollar, como mínimo, un pequeño documento en el que inventariéis la lista de necesidades que tiene la empresa. No se necesita un documento extenso, imagina que estás escribiendo la lista de la compra. Si consideras que en la empresa hay procesos complejos, entonces sería conveniente contratar a una consultora para que elabore un documento de requerimientos de software en el que se describan cuáles son los procesos de la empresa y sus necesidades. No lo consideres un gasto extra, porque es un documento que en algún momento tendrías que elaborar, y disponer de él en esta etapa del proyecto te servirá para identificar los módulos que debes contratar y las personalizaciones que tendrías que pagar para adaptarlos a los procesos de tu empresa. Evitarás así, embarcarte en un proyecto con costes ocultos que pueden obligarte a interrumpir el proceso de implantación porque no has dotado al proyecto del presupuesto necesario.
Siempre solicita una demo del producto para comprobar que la solución cubre las necesidades de la empresa y no te plantees iniciar ningún cambio mientras no estés convencido que has encontrado al proveedor adecuado para realizar la implantación.
Cuando consideres que lo has encontrado, preséntalo a tu equipo y trátalo como uno más de tu organización, ya que pasará mucho tiempo contigo y debe acabar convirtiéndose en tu socio tecnológico.
Y recuerda, puedes tener el ERP más avanzado del mercado que si tus procesos no están optimizados, no obtendrás la mejora de eficiencia que esperas para tu empresa. Aprovecha el cambio al nuevo sistema de gestión para optimizar tus procesos.